Clubeiros
Central de ajuda
A cobrança do seu clube começa numa tela só: Configuração de cobrança. É nela que você responde, de uma vez, as quatro perguntas que valem para todas as mensalidades do clube:
| A pergunta | O que você define |
|---|---|
| Quando vence? | o dia do mês em que a mensalidade vence |
| A partir de quando é inadimplente? | quantos dias de atraso separam “em atraso” de “inadimplente” |
| Quem paga a taxa da Clubeiros? | o clube absorve, ou o pagador paga |
| Quanto custa? | o valor de cada turma |
Antes de qualquer passo, uma ideia que resolve quase toda dúvida daqui pra frente: o valor da mensalidade é da turma, não do atleta. Todo mundo matriculado na turma da manhã paga o valor da turma da manhã. Não existe tabela de preço por categoria, não existe preço digitado atleta por atleta. Quem paga diferente dos colegas não tem preço próprio: tem desconto, concedido na matrícula dele, em porcentagem.
Enquanto a turma não tiver valor, ninguém dela pode ser matriculado, e é por isso que esta costuma ser a primeira parada de quem está montando a cobrança.
Definir tudo aqui não cobra ninguém. Esta tela guarda as regras. A mensalidade de cada mês só passa a existir quando você a gera, no Controle de mensalidades, que fica ao lado. Você pode preparar o calendário e os preços com calma antes de gerar o primeiro mês.
A tela vive em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Configuração de cobrança, e é o primeiro dos três cartões daquele grupo. A ordem dos três é a ordem das dependências: primeiro configurar, depois matricular, depois gerar.
Ela aparece apenas para o proprietário do clube e para os administradores. Quem cuida só do site do clube não vê nada disso, e isso é de propósito: quanto cada família paga não é assunto dele. Vale para esta tela e também para tudo que é dinheiro nas telas de turma, como você vai ver mais abaixo.
No alto da tela existem dois botões de ajuda, e cada um responde uma coisa diferente. O ? ao lado do título abre Como a cobrança do clube funciona, que explica de onde vem o valor. O ? ao lado de Vencimento e atraso abre a explicação das datas, com o significado de cada uma das três situações.
A Clubeiros processa o pagamento das famílias e fica com uma taxa por isso. Esse percentual faz parte do plano do seu clube, e quem o configura somos nós, não você.
Enquanto ele não estiver configurado, a mensalidade não liga. A tela abre inteira, mas os campos de Mensalidade ficam apenas para leitura, o seletor de quem paga a taxa não aparece, e no lugar dele fica o aviso:
O plano deste clube ainda não tem a taxa da Clubeiros configurada, e sem ela a mensalidade não pode ser ligada. Fale com a gente que a gente resolve.
E é exatamente isso que você deve fazer. Nesse estado ninguém do clube pode ser matriculado, e a matrícula de cada atleta também vai mostrar essa pendência, sem botão de conserto, porque não existe nada que você possa apertar para resolver.
O bloqueio alcança só o preço. O dia do vencimento e o corte da inadimplência continuam editáveis, e o botão Salvar configuração grava os dois normalmente. Assim você deixa o calendário do clube pronto enquanto a gente resolve o plano, em vez de esperar sentado.
Isso não é um erro do seu clube nem algo que você esqueceu de preencher. É o primeiro obstáculo que quase todo clube novo encontra, e ele se resolve com uma mensagem para a nossa equipe.
Se o clube ainda não disse em que conta recebe, aparece um aviso no topo desta tela, com o caminho para resolver. Ele avisa, não impede: aqui ninguém está cobrando ainda, e definir os valores continua fazendo sentido. O que não sai enquanto a conta não estiver em ordem é a cobrança em si. O guia Conta de recebimento cobre esse cadastro.
No bloco Vencimento e atraso, o campo Dia do vencimento oferece sete opções, e só essas sete:
Dia 1 · Dia 5 · Dia 10 · Dia 15 · Dia 20 · Dia 25 · Último dia do mês
A lista é fechada de propósito, e o motivo é fevereiro. Se você pudesse escrever “dia 31”, a mensalidade de fevereiro não teria data para vencer, e o sistema precisaria inventar uma. Nenhuma das sete opções pode cair num mês que não a tem: de 1 a 25 existe em todo mês, e Último dia do mês é uma regra, não um número. Ele se resolve em 28, 29, 30 ou 31 conforme o mês, então em fevereiro vence no dia 28, e no fevereiro de ano bissexto vence no dia 29.
Não temos o dia 8, que é o mais comum nos regulamentos de escolinha. Dia 5 e Dia 10 cercam a data, e a escolha entre os dois é sua. Se o seu clube precisar mesmo do dia 8, fale com a gente.
A mensalidade de cada mês vence dentro do próprio mês. A de março vence em março, a de abril vence em abril. Não existe configuração para empurrar a cobrança para o mês seguinte, e isso é uma decisão, não uma falta: mensalidade de escolinha no Brasil é paga no mês em que o atleta treina, e é com esse dinheiro que o clube paga o professor daquele mês.
O dia vale daqui pra frente. Mensalidades que já foram geradas guardam a data de vencimento que tinham no dia em que nasceram, e trocar o dia aqui não as move. As próximas nascem com o dia novo.
Ao lado do dia do vencimento fica o campo Inadimplente a partir de, seguido das palavras dias de atraso. O número que você põe ali é o primeiro dia em que a mensalidade já conta como inadimplente.
Com esses dois campos, o sistema classifica cada mensalidade não paga em uma de três situações, olhando só o calendário:
| Situação | Quando |
|---|---|
| Em dia | até o dia do vencimento |
| Em atraso | do dia seguinte ao vencimento até um dia antes do número que você escolher |
| Inadimplente | a partir do número de dias que você escolher |
A primeira faixa tem outro nome na tela da cobrança. No Controle de mensalidades, a coluna Situação chama essa faixa de A vencer, e não de em dia, para ninguém confundir “dentro do prazo” com “já pago”. É a mesma faixa, vista de outra tela.
Clube que nunca mexeu nesses dois campos já funciona, com o padrão Dia 5 e 16 dias de atraso. Na prática: a mensalidade vence no dia 5, fica em atraso do dia 6 ao dia 20 (ou seja, do 1º ao 15º dia de atraso) e passa a inadimplente no 16º dia de atraso.
Você pode trocar o número por qualquer valor de 2 a 180. Se digitar algo fora dessa faixa, a mensagem Informe de 2 a 180 dias de atraso. aparece no próprio campo.
O mínimo é 2, e não 1, por um motivo simples: o primeiro dia depois do vencimento já é atraso, por definição. Se o corte fosse 1, a situação em atraso nunca existiria, e toda mensalidade pularia de em dia direto para inadimplente no dia seguinte ao vencimento.
Este é o ponto que mais gera dúvida, porque outros sistemas fazem diferente, e vale ler com atenção:
A inadimplência aqui é informação, não punição. Ela não tira o atleta do elenco, não corta o acesso de ninguém ao site ou ao painel, e não impede matricular. Ela existe para você enxergar quem está devendo e decidir o que fazer, conversando com a família.
Quem decide se um atleta continua treinando é o clube, não o sistema. O que o Clubeiros faz é mostrar, mensalidade por mensalidade, há quanto tempo ela está sem pagamento.
E o contrário também vale: o sistema não cobra ninguém sozinho. Ele não manda e-mail no dia do vencimento, não manda mensagem no dia seguinte e não liga para ninguém. O dia do vencimento é a data que aparece na mensalidade e a régua que diz a partir de quando ela está atrasada.
No bloco Taxa da Clubeiros, ao lado do vencimento, aparecem o percentual do seu plano e um seletor de duas opções. É a decisão de dinheiro mais consequente desta tela, e ela vale para o clube inteiro, não para uma turma só.
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| O clube absorve | A taxa sai do valor: a família paga o valor da turma e o clube recebe o líquido. |
| O pagador paga | A taxa é somada ao valor: a família paga a mais e o clube recebe o valor cheio. |
Digamos que a turma custe R$ 110,00 e a taxa do seu plano seja de 2,99%.
| O clube absorve | O pagador paga | |
|---|---|---|
| A família paga | R$ 110,00 | R$ 113,39 |
| Taxa da Clubeiros | R$ 3,29 | R$ 3,39 |
| O clube recebe | R$ 106,71 | R$ 110,00 |
Repare em duas coisas.
Na primeira coluna, quem “perde” os R$ 3,29 é o clube. A família paga redondos R$ 110,00, que é o preço anunciado, e o caixa recebe o que sobra.
Na segunda coluna, a família paga R$ 113,39, e não R$ 113,00. Esse é o ponto que mais confunde, e ele tem explicação: a taxa incide sobre tudo que circula, inclusive sobre o pedacinho acrescentado. Se cobrássemos apenas R$ 113,00, a taxa sobre esses R$ 113,00 deixaria o clube com R$ 109,62, ou seja, abaixo dos R$ 110,00 que ele queria receber. O valor um pouco maior é o que faz o clube receber exatamente o valor cheio da turma.
Por isso a conta não é “valor mais taxa”. É o valor que, depois de descontada a taxa, dá o preço da turma redondo.
Substitua os números pelo preço das suas turmas e pelo percentual que a tela mostrar, e a lógica é a mesma.
Não existe resposta certa, existe a política do seu clube:
Você pode trocar a opção quando quiser. Ao trocar, todas as linhas recalculam na tela imediatamente, e a escolha é gravada junto com o botão Salvar configuração, não sozinha. Assim você vê o efeito em todas as turmas antes de confirmar.
O que a família enxerga é sempre um valor único. Ela recebe a cobrança com o número que tem que pagar, e não a composição por trás dele. A conta detalhada existe para você, gestor.
Abaixo dos dois blocos, a tela é uma lista com uma linha por turma e cinco colunas:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Turma | o nome da turma, com os dias e a hora logo abaixo |
| Atletas | quantas pessoas treinam nela hoje |
| Mensalidade | o único campo que você digita |
| A família paga | quanto sai do bolso de quem paga |
| O clube recebe | quanto entra no caixa do clube |
O passo a passo é curto:
120,00). Você pode preencher várias turmas de uma vez.O cabeçalho conta a história em uma linha: 8 turmas · 3 sem valor. quando ainda falta alguma, e 8 turmas · todas com valor. quando está tudo definido.
Um botão salva tudo. O dia do vencimento, o corte da inadimplência, quem paga a taxa e o valor de todas as turmas que você mexeu vão juntos, num gesto só. Nada é gravado enquanto você não tocar em Salvar configuração, então pode mexer com calma e conferir antes.
A coluna Atletas está ali por um motivo. Mudar o preço de uma turma reprecifica todo mundo que está nela, então ver o número de pessoas antes de digitar é o mínimo. Uma turma com trinta atletas merece mais atenção que uma com dois.
Turma que você encerrou (o Fim de ciclo, no cadastro dela) não cobra e não recebe atleta, então dar preço a ela não mudaria nada. Ela some desta tela de propósito, para não engordar a contagem de pendências com algo que não tem o que ser feito a respeito.
Se você chegou aqui antes de cadastrar a primeira turma, os dois blocos de cima continuam inteiros e editáveis, porque vencimento, atraso e taxa não dependem de turma nenhuma. No lugar da lista aparece o recado de que a mensalidade é o valor da turma, com o botão Cadastrar turma levando ao lugar certo.
Deixar o campo Mensalidade vazio é uma escolha válida, e ela tem duas consequências claras: a turma não cobra, e o atleta dela não pode ser matriculado. Nas duas colunas de dinheiro aparece um traço, e na linha da turma aparece a marca sem valor definido.
Quando há turma nesse estado, a tela avisa em destaque:
3 turmas sem valor. Atleta de turma sem valor não pode ser matriculado.
Se o seu clube não separa os atletas por horário, e todo mundo paga o mesmo, a saída é simples: uma turma só, para todo mundo, com um valor. Não é preciso inventar turmas para poder cobrar, e não é o sistema que travou. Ele só precisa saber de onde tirar o preço.
Apagar um preço que já existia é permitido, inclusive quando a turma tem gente matriculada: turma em reformulação e valor em revisão são situações normais na vida do clube. Mas essa é a única mudança desta tela que tira uma capacidade do clube, então ela é confirmada antes.
Ao salvar, o painel abre o diálogo Deixar turma sem valor, com o nome da turma e as três coisas que você precisa saber:
A turma Manhã vai ficar sem valor, e os 8 atletas dela não poderão ser matriculados até que ela tenha um preço. Quem já está matriculado continua matriculado, e para de gerar mensalidade até a turma ter preço de novo. As mensalidades já geradas continuam valendo. Continuar?
Os botões são Cancelar e Deixar sem valor. Vale destrinchar as três frases, porque cada uma responde uma dúvida diferente:
“Não poderão ser matriculados.” Vale para todos os atletas ligados à turma, inclusive para rematricular quem hoje está ativo. Enquanto a turma estiver sem preço, a matrícula não passa.
“Continua matriculado, e para de gerar mensalidade.” Este é o ponto que ninguém descobre sozinho, e é o mais importante do diálogo. Quem já está matriculado continua exatamente como estava: matrícula ativa, atleta no elenco, tudo igual na tela de matrículas. E, mesmo assim, ele deixa de entrar na cobrança dos próximos meses, porque não há preço de onde tirar o valor. Nada muda de aparência, então o efeito é invisível de onde você está olhando.
Onde ele aparece é no Controle de mensalidades: a turma sem preço fica travada lá, e os atletas dela são contados entre os que ficam de fora, com o atalho para voltar aqui e definir o valor.
“As mensalidades já geradas continuam valendo.” Apagar o preço nunca cancela cobrança. A mensalidade que já existe guardou o valor do dia em que nasceu, e ela continua em aberto, esperando pagamento, exatamente como antes.
Quer parar de cobrar uma pessoa, e não a turma inteira? O caminho é a isenção, concedida na matrícula dela, e não o preço da turma. Apagar o preço da turma atinge todo mundo que está nela, e não desfaz nada do que já foi cobrado.
Se você apagar o valor de mais de uma turma antes de salvar, o diálogo aparece uma vez só, no plural, listando todas.
Mudar o preço muda o que todos os matriculados daquela turma vão pagar nas próximas cobranças. É o efeito esperado, e é por isso que o valor é da turma.
O que já foi cobrado não muda. Cada mensalidade guarda o valor que a turma tinha no dia em que ela foi gerada, e nada aqui a recalcula depois. Toda alteração de preço vale daqui pra frente.
No computador os dois blocos ficam lado a lado, sempre abertos, acima da lista de turmas. No celular eles começam recolhidos numa linha de resumo, assim:
Vence dia 5 · inadimplente em 16 dias · o clube absorve a taxa [ Alterar ]
O motivo é prático: na maioria das visitas você vem mexer em preço, e abertos os dois blocos empurrariam a lista de turmas para fora da tela. O resumo mantém as regras à vista e a lista perto do topo.
Toque em Alterar e os blocos se abrem no lugar do resumo. Depois de salvar com sucesso eles voltam a recolher sozinhos. Se der erro em algum campo, eles ficam abertos, com a mensagem no campo em que o erro está.
Quando o plano ainda não tem a taxa configurada, o resumo termina em taxa ainda não configurada em vez da escolha, e o aviso aparece ao abrir o bloco.
Depois de definido, o preço da turma aparece em mais três lugares, sempre apenas para o proprietário e os administradores.
Em Esportivo → Turmas, a turma sem preço ganha a marca sem valor definido na linha, e a contagem sem valor entra no topo da lista. Quando há alguma, aparece também o botão Definir valores, que leva direto para cá.
Para quem cuida só do site, essa tela continua exatamente como sempre foi: sem marca, sem contagem, sem botão, sem nenhum sinal de que existe cobrança.
Abrindo a turma, o cartão Mensalidade mostra os três números em leitura: o valor, quanto a família paga e quanto o clube recebe. Ele é só uma janela, não um campo: o valor se define aqui na Configuração de cobrança, onde você vê todas as turmas de uma vez e compara. O botão Definir em Mensalidades faz o caminho.
Sem valor, o cartão diz Sem valor definido e explica que a turma não cobra enquanto não tiver preço. O cartão só aparece depois que a turma foi salva pela primeira vez, e não aparece de forma alguma para quem não administra o clube.
Na matrícula de cada atleta (em Mensalidades e cobranças → Matrículas), o cartão Mensalidade mostra a conta inteira, e não apenas o total:
| Linha | O que é |
|---|---|
| Valor da turma | o preço cheio da turma em que ele está matriculado |
| Desconto | quanto ele deixa de pagar, quando há acordo |
| Taxa da Clubeiros | o percentual e quem a paga, somando ou subtraindo |
| A família paga | o total que sai do bolso de quem paga |
| O clube recebe | o total que entra no caixa |
É a mesma conta desta tela, aplicada a uma pessoa, com o desconto dela no meio. Ela existe para você não precisar abrir a planilha do lado para conferir de onde saiu o número.
Se a turma do atleta ainda não tem preço, o cartão avisa que ela não tem valor e que ele não entra na cobrança. Na lista de pendências, a linha A turma não tem valor vem com o botão Definir valor da turma, que traz você direto para cá.
Para dar desconto, trocar o atleta de turma e entender o histórico da matrícula, veja o guia Turma e desconto na matrícula.
Não consigo digitar valor nenhum, e o seletor da taxa não aparece. É o bloqueio da taxa. O plano do seu clube ainda não tem a taxa da Clubeiros configurada, e quem configura somos nós. Fale com a gente e a tela volta a funcionar inteira. O dia do vencimento e o corte da inadimplência continuam editáveis nesse meio tempo.
Não consigo matricular ninguém, e todos os atletas mostram a mesma pendência. Mesmo caso acima. Quando a pendência é A Clubeiros ainda não configurou a taxa da mensalidade deste clube, ela vale para o clube inteiro e não há botão de conserto, porque não é você quem conserta. Fale com a gente.
Qual dia do mês eu escolho? O que o regulamento do seu clube já pratica. Se não há regulamento, Dia 5 e Dia 10 são as escolhas mais comuns, porque caem depois do pagamento da maioria das famílias e ainda dentro do mês do treino.
Escolhi o último dia do mês. O que acontece em fevereiro? Vence no dia 28, e no fevereiro de ano bissexto no dia 29. Último dia do mês não é um número guardado, é uma regra que se resolve em cada mês.
Mudei o dia do vencimento e as mensalidades deste mês continuam com a data antiga. Está certo. Cada mensalidade guarda o vencimento que tinha no dia em que nasceu. O dia novo vale para as próximas.
O que muda para o atleta que fica inadimplente? No sistema, nada. Ele continua no elenco, continua com acesso e pode ser matriculado. A inadimplência é informação para você decidir o que fazer, e a conversa com a família é sua. Se a decisão for tirar alguém, isso se faz na matrícula dele, de propósito.
O sistema avisa a família quando vence? Não nesta versão. Ele não manda e-mail nem mensagem no vencimento, e não cobra ninguém sozinho. Quem entrega a cobrança é você.
Coloquei 1 em Inadimplente a partir de e não aceitou. O mínimo é 2. Com 1, a situação em atraso deixaria de existir, e toda mensalidade pularia de em dia direto para inadimplente no dia seguinte ao vencimento. A faixa aceita é de 2 a 180 dias.
A tela diz que o clube ainda não tem turmas. Como a mensalidade é o valor da turma, sem turma não há o que precificar. O botão Cadastrar turma leva ao lugar certo. Os campos de vencimento e de atraso, e a escolha da taxa, você já pode salvar desde agora.
Meu clube cobra o mesmo de todo mundo. Preciso criar turmas mesmo assim? Precisa de uma. Crie uma turma única, coloque todo mundo dentro e defina o valor dela. É o caminho mais curto para começar a cobrar.
Dois atletas da mesma turma precisam pagar valores diferentes. Não crie uma turma só para isso. O caminho é o desconto, concedido na matrícula do atleta, em porcentagem, com motivo registrado. Isenção total é desconto de 100%.
Apaguei o preço de uma turma e ninguém deixou de ser cobrado. Está certo, e é o ponto mais importante desta tela. Apagar o preço faz a turma parar de gerar mensalidade nos próximos meses, mas o que já foi gerado continua em aberto. Para parar de cobrar uma pessoa específica, use a isenção na matrícula dela.
O valor que digitei não foi aceito. O campo aceita um valor maior que zero, ou nada. Zero não é um preço, é ausência de preço, e a forma de dizer isso é deixar o campo vazio. A mensagem aparece na própria linha, e o que você digitou nas outras linhas não se perde.
Troquei quem paga a taxa e os números mudaram em todas as turmas. Está certo. A escolha é do clube inteiro, não de uma turma. Ela só fica gravada depois que você tocar em Salvar configuração.
A soma não bate por um centavo. Os valores são arredondados ao centavo, e o painel usa a mesma conta que a cobrança vai usar. Os dois totais da tela, A família paga e O clube recebe, sempre fecham com a taxa no meio.
Uma turma sumiu da lista. Provavelmente ela foi fechada. Turma fechada não cobra e não recebe atleta, então ela não aparece aqui.
A tela diz que não foi possível carregar a configuração. Foi uma falha momentânea, não uma perda de dado. Toque em Tentar de novo. Suas turmas, seus valores e as suas regras continuam lá.
Uma pessoa da equipe não encontra esta tela. É de propósito. Valores, taxa e tudo que é dinheiro aparecem apenas para o proprietário e os administradores do clube.
Esta tela mudou de nome? Mudou. Ela se chamava Valores e taxa enquanto só guardava preço. Com o dia do vencimento e o corte da inadimplência aqui dentro, o nome antigo passou a cobrir metade do que ela faz. O conteúdo é o mesmo, com as regras de data por cima.