Clubeiros
Central de ajuda
Todo mês o clube precisa dizer quanto cada atleta deve. É isso que acontece no Controle de mensalidades: você escolhe o mês, confere quem entra, gera, e depois corrige o que precisar. É a terceira e última parada do grupo Mensalidades e cobranças, e a ordem dos três cartões é a ordem das dependências: primeiro configurar a cobrança, depois matricular, depois gerar.
Antes de qualquer coisa, a frase que evita o maior susto desta tela:
Gerar não cobra ninguém e não avisa ninguém. O que ele faz é criar a mensalidade de cada atleta matriculado, com o valor da turma dele e o dia de vencimento que o clube escolheu. Ninguém recebe e-mail, ninguém recebe mensagem. Nesta versão, quem entrega a cobrança para a família é você.
A tela vive em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Controle de mensalidades.
Ela aparece apenas para o proprietário do clube e para os administradores. Quem cuida só do site não vê nada disso, de propósito: quanto cada família paga não é assunto dele.
No alto, ao lado do título, existe o ? de sempre, com a explicação curta de Como a cobrança das mensalidades funciona. Vale tocar nele quando a dúvida for de uma frase.
Nada disso acontece sozinho. Não existe geração automática: o mês só é cobrado quando você manda.
Três coisas precisam estar prontas, e a tela avisa quando alguma falta:
| O que | Onde se resolve |
|---|---|
| A turma com valor | Configuração de cobrança. Turma sem preço não gera. |
| Os atletas matriculados | Matrículas, como explica Turma e desconto na matrícula. |
| A conta onde o clube recebe | Conta de recebimento. |
Existem dois avisos que valem para o clube inteiro, e os dois aparecem no topo da tela e deixam ela só para leitura, sem botão de gerar em lugar nenhum.
A taxa do plano ainda não está configurada. O bloco diz A cobrança deste clube ainda não está liberada, e ele não tem botão, porque quem resolve somos nós:
A Clubeiros ainda não configurou a taxa da mensalidade deste clube. A gente resolve isso, você não precisa fazer nada.
Falta a conta de recebimento. Esse é seu, e por isso o bloco tem saída, que muda com o caso: Abrir conta no Efí Bank e Já tenho conta, quero cadastrar para quem nunca cadastrou nenhuma, Reativar a conta para a que está desativada, Conferir a conta para a que o banco recusou. O guia do assunto é Conta de recebimento.
A mesma pendência aparece antes, e mais gentil, na Configuração de cobrança: lá ela é um aviso, porque definir preço ainda faz sentido sem conta. Aqui ela barra, porque cobrar sem conta não faz.
O primeiro controle da tela é o seletor Mês, e ele decide tudo o que aparece embaixo. Trocar de mês é navegar de verdade: o Voltar do navegador devolve o mês anterior, e o endereço da tela pode ser guardado nos favoritos.
A tela já abre no mês em que você tem algo a fazer, que é o primeiro cujo vencimento ainda não passou. No começo do mês ela abre no mês corrente; passado o vencimento, ela abre no mês seguinte, porque quem chega ali depois disso está preparando o próximo.
Gerar só é oferecido em três meses: o anterior, o atual e o seguinte. O seletor pode listar mais meses do que esses três, e isso é de propósito: mês antigo que já tem mensalidade continua consultável. Nele a tela abre em leitura, com a frase:
Este mês está fora do período de geração. Você pode consultar, e não gerar.
Por que o passado antigo não gera. Mensalidade de muitos meses atrás não é rotina de mês, e o valor de uma mensalidade é congelado no dia em que ela nasce: gerar hoje um mês distante gravaria o preço de hoje numa cobrança de outra época.
No alto ficam dois cartões, e eles contam o que existe, nunca o que está previsto. Num mês em que nada foi gerado eles leem zero, e isso é honesto: a previsão fica na faixa logo abaixo, que é onde a ação está.
Abaixo dos cartões fica uma faixa, e ela é a única coisa da tela que aparece e desaparece: ela fala do que ainda falta cobrar naquele mês. Quando não falta nada, ela simplesmente não está ali, e essa ausência é a resposta para “já está tudo cobrado?”.
Depois vem a lista, agrupada por turma. Cada turma é um bloco com o nome, os dias e a hora, quantas mensalidades e o subtotal; os atletas vêm abaixo. O agrupamento é por turma porque é a turma que explica o dinheiro: é dela que sai o valor.
E, no fim, uma linha discreta com quem não é do elenco cobrável daquele mês. Ela não é problema, está ali para fechar a conta: sem ela você soma as turmas, não chega ao total de atletas do clube e fica com uma diferença sem explicação.
São dois caminhos, e o caminho comum não passa pelo complicado.
Na linha da turma que falta gerar existe o botão Gerar mensalidades. Toque nele e a janela de confirmação abre só para aquela turma. Não é preciso marcar nada.
Cada turma que falta gerar tem uma caixinha à esquerda do nome. Marcar a caixa não gera nada: ela junta aquela turma na mesma geração. Conforme você marca, a faixa do alto recalcula na hora e passa a mostrar quantas turmas estão marcadas, quantas mensalidades são e quanto dá.
Para marcar tudo que falta de uma vez, use o botão da faixa, que diz o número de turmas que faltam. Para desfazer, Desmarcar todas. Quando estiver do jeito que você quer, o botão primário da faixa gera, e ele sempre diz o número: esse número é o que você confere contra o que sabe do seu clube.
Os dois caminhos desembocam na mesma janela. Ela mostra uma linha por turma (nome, quantas mensalidades, subtotal), os dois totais (As famílias pagam e O clube recebe), a data de vencimento, e um aviso do que fica de fora, como a turma que continua sem valor.
Confira e confirme no botão que repete o número. Se o número da janela não bater com o do botão que você apertou, alguma coisa mudou entre um toque e o outro, e é melhor você descobrir ali.
Ao confirmar, as mensalidades nascem, a tela se atualiza no lugar (sem recarregar nada) e aparece a confirmação, com a contagem: 5 mensalidades geradas.
Na primeira vez a janela tem título próprio, Gerar a primeira cobrança do clube, e uma frase a mais. A fricção existe para o momento em que o clube estreia a cobrança, não para todo mês: da segunda vez em diante a janela é a de sempre.
Isso é importante e resolve metade dos sustos: gerar de novo cria só quem estava faltando. Mensalidade que já existe não é tocada, qualquer que seja a situação dela, e ninguém recebe duas cobranças do mesmo mês.
É por isso que dá para gerar em rodadas: as turmas da manhã hoje, as da tarde quando o preço delas estiver acertado. E é por isso que, se você tocar em gerar duas vezes sem nada faltando, a confirmação diz 0 mensalidades geradas.
Entra quem estava matriculado naquele mês, mesmo que tenha saído depois: a mensalidade de agosto é pelo treino de agosto. Basta que a matrícula tenha coberto pelo menos um dia do mês.
Duas consequências que vale saber:
Quem trocou de turma no meio do mês é cobrado pela turma em que estava no fim do mês.
No fim da lista, fora do tom de alerta, ficam as contagens de quem não é do elenco cobrável daquele mês, em duas frases, porque são dois casos diferentes:
Nenhum dos dois é problema, e o lugar de mexer nisso é Matrículas, com o botão Ver em Matrículas ali do lado. Ao lado das frases há um ? próprio, Quem não entra, e por quê.
Esse é o caso que pede atenção, e a tela mostra pelo nome, porque sem isso você geraria a menos sem perceber. São dois formatos:
A turma inteira travada. Quando a turma está sem valor, o cabeçalho dela muda de cor e diz A turma está sem valor, com a contagem de atletas de fora e o botão Definir o valor, que leva à Configuração de cobrança. A turma travada não tem caixinha, porque não é uma escolha sua: ela não pode ser gerada enquanto não tiver preço. Os atletas dela não são nomeados um por um, e faz sentido: o conserto é um só.
Um atleta só. Aí a linha dele aparece dentro da turma, em tom de alerta, dizendo Não entra na geração e o motivo, com o botão Abrir a matrícula. O motivo mais comum é Sem quem paga, que acontece quando o vínculo com o responsável pagador foi desfeito depois da matrícula.
Mês em que o clube não tem ninguém a cobrar mostra Nenhum atleta a cobrar em março. e o botão Ir para Matrículas. É diferente de “nada gerado ainda”, e a frase diz qual dos dois é.
Dentro de cada turma que falta gerar, a tela lista quem vai ser gerado, com nome e valor, com a situação A gerar. Ao lado de cada nome existe um lápis que abre a matrícula daquele atleta.
Use esse atalho quando o valor estiver errado: antes de gerar, acertar a turma ou o desconto na matrícula resolve tudo, e nada foi cobrado. Depois de gerada, mexer no valor é corrigir mensalidade, com motivo obrigatório e registro.
Cada mensalidade tem uma situação, e são seis:
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| A vencer | existe, ninguém pagou, e o prazo não passou |
| Em atraso | passou do vencimento, e ainda não chegou ao corte do clube |
| Inadimplente | passou do corte de dias de atraso que o clube definiu |
| Paga | o pagamento entrou |
| Cancelada | deixou de ser devida, e pode ser reaberta |
| Isenta | vale R$ 0,00, e não há o que cobrar |
As três primeiras não são gravadas, são calculadas na hora em que você abre a tela, olhando o vencimento e o corte do clube. Nada vira “em atraso” à meia-noite: a situação é lida do calendário sempre que a tela desenha.
A mesma faixa tem dois nomes, e não são dois estados. O glossário da Configuração de cobrança chama a primeira faixa de Em dia, porque lá a pergunta é só sobre prazo. Aqui ela se chama A vencer, porque nesta coluna prazo e pagamento aparecem juntos, e “em dia” ao lado de Paga faria parecer que a família já pagou. É a mesma mensalidade não paga dentro do prazo.
O valor que aparece na linha é o que a família paga. Quando o clube repassa a taxa da Clubeiros ao pagador, esse número é maior que o valor da turma, e é ele que o banco vai pedir. O que o clube embolsa aparece uma vez, com nome, no cartão do topo.
Na linha já paga, o número é o que entrou, e não o que era devido. Os dois são o mesmo valor quando o pagamento veio pelo link; podem diferir quando você registrou um pagamento à mão com outro valor. A linha mostra o que entrou porque é esse número que está no extrato do banco, e o devido continua visível em Ver o pagamento. Está explicado em Registrar um pagamento.
Isenção é desconto de 100 por cento, concedido na matrícula. O atleta isento gera mensalidade, de R$ 0,00, com a situação Isenta, e continua contado nos números do mês.
Isso é de propósito: isento não é excluído. O clube continua sabendo quantos atletas tem e quanto de benefício concedeu, em vez de perder o isento de vista. Não há o que cobrar de R$ 0,00, então a mensalidade isenta não vira cobrança.
À direita de cada mensalidade existe um … que abre o menu daquela linha. O que ele oferece muda com a situação, e botão que não tem o que fazer não aparece:
| Item | O que faz |
|---|---|
| Copiar link de pagamento | copia o link daquela mensalidade, para você mandar à família |
| Registrar pagamento | lança um pagamento que entrou por fora do link |
| Corrigir | muda o valor e o vencimento daquela mensalidade |
| Cancelar a mensalidade | ela deixa de ser devida |
| Reabrir a mensalidade | o item único da cancelada |
| Ver o pagamento | o item único da paga, e ele só lê |
As duas primeiras são o dinheiro entrando, e cada uma tem o seu capítulo, porque são as perguntas que mais aparecem no meio do mês:
Mensalidade paga não é alterada por nada. Nem corrigir, nem cancelar: quando o dinheiro entrou, aquela linha virou registro. O menu dela só oferece leitura.
O item Corrigir abre a janela Corrigir esta mensalidade, com três campos:
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Valor | o valor certo daquela mensalidade |
| Vence em | a data de vencimento, no formato dd/mm/aaaa |
| Por que está corrigindo? | obrigatório. Fica registrado com o seu nome e a data |
Confirme em Salvar correção. A linha se atualiza no lugar, e a confirmação diz Mensalidade corrigida.
Duas recusas aparecem no próprio campo, com o que você digitou preservado:
Corrigir aqui vale só para esta mensalidade. A janela traz um atalho Ajustar na matrícula, e ele existe para quando o erro está na origem (a turma ou o desconto). Mexer lá vale para as próximas, e não para esta: o valor dela está congelado desde o dia em que nasceu. Esta aqui você acerta no campo Valor.
O vencimento pode sair do mês, nos dois sentidos, e o mês da mensalidade não muda junto. Uma mensalidade de março que vence em abril continua sendo de março, e a linha diz isso, mostrando a data e a competência ao lado.
Cancelar a mensalidade abre uma janela que diz de quem ela é, de que mês e de quanto, e pede Por que está cancelando?. O motivo é obrigatório, e não é burocracia: cancelar mexe em dinheiro já combinado com a família, e a pergunta que chega meses depois é sempre “por que este aqui está diferente?”.
Confirmado, a linha não desaparece: ela fica na lista como Cancelada, e sai das contagens. Quando isso acontece, o cabeçalho da turma avisa, dizendo quantas mensalidades canceladas ficaram fora da conta, para você não achar que o sistema errou ao contar.
Cancelar não é o fim. A linha cancelada tem o item Reabrir a mensalidade, e ela volta a ser devida. Mas atenção a uma coisa:
O valor é recalculado pela turma e pelo desconto de hoje, e pode voltar diferente do que era. A janela avisa isso antes de você confirmar. Se o cancelamento aconteceu porque o valor estava errado, devolver o número antigo seria devolver o problema.
Por causa disso a ordem importa, e a janela traz o atalho Ajustar na matrícula: mexer lá antes de reabrir faz esta mensalidade voltar já com o valor novo. Depois de reaberta, o ajuste vale só para as próximas.
Quem saiu do elenco cobrável não volta por aqui. Se a matrícula foi encerrada depois do cancelamento, não há de onde tirar turma nem valor, e o sistema recusa, dizendo de quem e de que mês, e mandando para a matrícula.
Esta é a regra que mais gera telefonema, e ela vale para tudo nesta tela:
Cada mensalidade guarda o valor do dia em que nasceu. Mudar o preço da turma depois muda as próximas mensalidades, e nunca as que já existem. O mesmo vale para o desconto da matrícula, para o dia do vencimento e para quem paga a taxa da Clubeiros.
Não é esquecimento: é o que permite explicar, seis meses depois, por que a mensalidade de março tem aquele valor. Cobrança que se recalcula sozinha é cobrança que muda de número depois de combinada com a família.
Buscar filtra a lista por nome, apelido ou CPF do atleta. CPF com ponto e traço funciona igual ao CPF só com números. A busca também abre uma turma recolhida que tenha resultado, para você não concluir que o atleta não existe.
A busca esconde e mostra linhas, e não muda nenhum número nem o que vai ser gerado. Escondendo duas linhas de uma turma, a caixinha dela continua gerando a turma inteira, e o cabeçalho continua dizendo quantas faltam. Limpe a busca antes de conferir contagem.
Cada turma recolhe e expande ao toque no nome dela. Recolher não esconde nada de que a geração precise: caixinha, botão, contagem e subtotal moram no cabeçalho, que é justamente o que fica. Um clube de doze turmas recolhido são doze linhas legíveis, cada uma com contagem e valor.
Na borda da lista existem dois botões de ícone para recolher todas e expandir todas as turmas de uma vez, e o que você deixou recolhido é lembrado na próxima visita, naquele aparelho. Turma criada depois nasce aberta, nunca escondida.
A tela inteira funciona no celular, e na mesma ordem do computador: o seletor de mês no topo, os cartões, a faixa, as turmas, e por último quem não entra no mês.
Cada turma é uma faixa com o nome, os dias e a hora à esquerda e a contagem com o subtotal à direita. Cada atleta vira um cartão, com o nome e a situação em cima e os números abaixo, cada um com o rótulo ao lado, porque número de dinheiro sem rótulo é pior que número nenhum.
As ações ficam no mesmo … do computador, num menu que abre encostado no botão. Marcar e desmarcar turma é o mesmo toque, e os alvos são grandes o bastante para o dedo.
Gerei as mensalidades. As famílias já foram avisadas? Não. Gerar cria a cobrança e mais nada: o sistema não manda e-mail nem mensagem nesta versão. Quem entrega a cobrança para a família é você, copiando o link de cada mensalidade e mandando pelo canal que você já usa. O caminho todo está em Link de pagamento.
Cliquei em gerar duas vezes. Cobrei o mês dobrado? Não. Gerar cria só quem estava faltando, e mensalidade que já existe não é tocada. Na segunda vez a confirmação diz que zero mensalidades foram geradas.
Faltou uma turma na geração. Preciso desfazer tudo? Não. Gere só ela, pelo botão da própria linha. O que já existe fica como está.
Aumentei o valor da turma e as mensalidades deste mês não mudaram. Está certo, e é proposital. Cada mensalidade guarda o valor do dia em que nasceu. O preço novo vale para as mensalidades que você gerar de agora em diante.
Um atleta matriculado não apareceu para gerar. Procure o nome dele na lista da turma. Turma sem valor aparece travada, com o botão para definir o preço; atleta com pendência individual aparece com o motivo e o botão para abrir a matrícula dele.
O atleta saiu do clube no mês passado e apareceu na geração. Está certo. A mensalidade daquele mês é pelo treino daquele mês. Se o clube decidiu não cobrar, cancele aquela mensalidade, com o motivo.
Pausei a matrícula e a pessoa foi cobrada mesmo assim. Sai da cobrança do mês quem ficou pausado o mês inteiro. Pausa que começou no meio do mês não tira aquele mês, porque não existe cobrança proporcional aos dias.
Reativei a matrícula. O sistema vai cobrar os meses em que ela ficou pausada? Não. Reativar não gera nada para trás.
Cancelei a mensalidade errada. Abra o menu da linha, que continua na lista como Cancelada, e use Reabrir a mensalidade. Confira o valor que volta: ele é recalculado pela turma e pelo desconto de hoje.
Preciso mudar o valor de uma mensalidade que já foi paga. Não dá, e não é limitação de tela: mensalidade paga é registro do que aconteceu. Se o valor que entrou foi outro, ele já está na linha, porque a mensalidade paga mostra o que entrou. Confira em Ver o pagamento, que traz o devido e o pago lado a lado, e se ainda assim o número estiver errado, fale com a gente. Está tudo em Registrar um pagamento.
A mensalidade aparece como A vencer, mas o glossário fala de Em dia. É a mesma faixa, com dois nomes. Nesta tela ela se chama A vencer para não ser confundida com Paga.
A tela diz que não foi possível carregar as mensalidades. É falha momentânea de conexão com o sistema, e não perda de dado. Toque em Tentar de novo. Nenhuma mensalidade foi apagada, e nada precisa ser gerado de novo.
O mês que eu quero não tem o botão de gerar. Gerar é oferecido no mês anterior, no atual e no seguinte. Mês mais antigo abre só para consulta, e a tela diz isso no alto.