Clubeiros
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O Controle de mensalidades responde perguntas de um mês: o que foi gerado em março, quem já pagou março. Só que a pergunta que chega na diretoria quase nunca é de um mês só. É “quem está devendo?”, e a resposta honesta junta março, abril e maio do mesmo atleta numa linha só, com o total e desde quando.
É isso que Contas a receber mostra: as mensalidades de todos os meses, juntas, agrupadas por atleta, por quem paga ou por turma, com o telefone de quem paga ao lado. Ela abre em quem está devendo agora e, quando você pede, mostra também o que já foi pago.
Nada aqui avisa a família. A tela é para você saber quem procurar. Quem liga, manda mensagem ou envia o link de pagamento é você, como em todo o resto da cobrança nesta versão.
A tela vive em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Contas a receber, a última opção do grupo. A ordem do grupo é a ordem da vida do clube: configurar a cobrança, matricular, gerar o mês e, depois disso, acompanhar quem pagou.
Ela aparece apenas para o proprietário do clube e para os administradores. Quem cuida só do site não vê nada de mensalidade, de propósito: quanto cada família paga, e quem está devendo, não é assunto dele.
Ao lado do título existe o ?, que abre Como ler esta lista: a explicação curta desta página, para quando a dúvida for de uma frase.
Sem você mexer em nada, a lista mostra as mensalidades vencidas e não pagas, de todos os meses, agrupadas por atleta. “Vencidas” junta duas situações: Em atraso e Inadimplente. É a pergunta que traz você até aqui, e por isso é a abertura.
Para ver também o que já foi pago, abra Situação e escolha Todas. A lista passa a mostrar as mensalidades pagas, isentas, canceladas e as que ainda vão vencer, cada uma com a sua situação.
Quando ninguém está devendo, a tela diz exatamente isso, Ninguém está devendo., com a lembrança de que Todas, em Situação, mostra o que já foi pago. É uma notícia boa sobre o clube, e é de propósito que ela tem frase própria: quando é o filtro que não acha nada, a frase é outra (Nenhuma mensalidade neste recorte.), para você não comemorar um filtro mal escolhido.
| Total | O que ele soma |
|---|---|
| No total | pagos mais em aberto |
| Pagos | o que já entrou, nas mensalidades pagas |
| Em aberto | o que a família ainda vai pagar: o que vai vencer, o que está em atraso e o que está inadimplente |
| Vencido | a parte do em aberto que já venceu. Embaixo, dos quais R$ … inadimplentes diz quanto disso passou do prazo do clube |
Pagos mais Em aberto sempre dá No total. Para fechar essa conta, os valores seguem o que a família paga: na mensalidade paga, conta o que entrou (que pode ser diferente do devido, quando você registrou um pagamento com outro valor); na que falta, o que ainda vai ser pago. A mensalidade isenta conta como mensalidade e soma R$ 0,00. A cancelada fica fora de todas as somas.
A situação que você escolhe não muda os totais. Os outros filtros mudam. Os quatro totais já são a divisão por situação: se eles obedecessem ao filtro, com “Vencidas” escolhida o Pagos sairia sempre zerado, e você leria que ninguém pagou nada. Já os meses, a turma e a busca mudam os totais, porque aí a pergunta mudou: buscando um atleta, os totais são os dele.
Por isso pode acontecer de a lista vir vazia e os totais continuarem cheios. Com uma turma escolhida e só Inadimplente marcada, a lista diz que não achou nada, e os totais mostram tudo o que aquela turma já pagou e tem em aberto. Não é erro: a lista respondeu “quem está inadimplente nesta turma?”, e os totais, “como está o dinheiro desta turma?”.
Os totais do alto deixam de fora quem está sem matrícula ativa. Essa dívida tem o total dela, num bloco separado no fim da lista. O porquê está mais abaixo, em Sem matrícula ativa.
Cada mensalidade tem uma situação, e são as mesmas seis do Controle de mensalidades, com o mesmo selo e a mesma palavra:
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| A vencer | ninguém pagou, e o prazo não passou |
| Em atraso | passou do vencimento, e ainda não chegou ao prazo que o clube escolheu |
| Inadimplente | passou do prazo que o clube escolheu |
| Paga | o pagamento entrou |
| Isenta | vale R$ 0,00, e não há o que cobrar |
| Cancelada | deixou de ser devida |
O prazo que separa Em atraso de Inadimplente é do clube: ele se define em Configuração de cobrança, no corte da inadimplência. A tela não repete esse número em lugar nenhum, porque ele é seu e pode mudar.
Nenhuma das duas bloqueia o atleta. Inadimplente continua no elenco, continua treinando e continua matriculado. A situação é informação para você decidir quem procurar, e não punição automática.
Os filtros ficam numa faixa logo abaixo do título, e aparecem sempre iguais, qualquer que seja o agrupamento. Mudar qualquer um deles atualiza a lista e os totais no lugar, sem recarregar a página.
| Filtro | O que ele faz |
|---|---|
| Situação | quais mensalidades a lista mostra. Em cima, dois atalhos: Vencidas (em atraso e inadimplentes) e Todas. Embaixo, as seis situações, e você pode marcar mais de uma: Em atraso e Paga juntas, por exemplo |
| Agrupar por | Atleta, Quem paga ou Turma. Está explicado logo abaixo |
| De e Até | os meses. Sem mexer, vão do primeiro ao último mês que tem mensalidade |
| Turma | só as mensalidades de uma turma |
| Buscar | nome, apelido ou CPF do atleta, ou o nome de quem paga |
O campo que está filtrando fica aceso, na cor do clube. É assim que você sabe, de relance, que a lista não é a do clube inteiro. Quando algum filtro está diferente do padrão, aparece também Limpar filtros, depois da busca, e ele volta tudo para a abertura: todos os meses, só as vencidas, agrupado por atleta.
Algumas coisas que valem saber sobre cada um:
Aqui a busca muda os números, e no Controle de mensalidades ela não muda. É de propósito. No Controle você decide o que gerar olhando os números do mês inteiro, então lá a busca só esconde linhas. Aqui não se gera nada, e os totais respondem a pergunta da tela: buscando “Ana”, o total que interessa é o da Ana, e não o do clube.
O endereço da tela guarda os filtros. O Voltar do navegador desfaz o último filtro, e o endereço copiado e aberto em outro aparelho mostra o mesmo recorte. O que ele não guarda é até onde você já foi com o Mostrar mais: voltando, a lista recomeça do início.
Em Agrupar por você escolhe o que cada linha da lista representa.
Uma linha por atleta. Fechada, ela mostra o nome, com o apelido entre aspas e o CPF embaixo; a categoria e a turma; quem paga, com telefone e e-mail; o dinheiro daquela linha; quantas mensalidades são e desde quando; e o selo da pior situação entre elas.
A ordem da lista é a dívida mais antiga primeiro. Quem deve desde fevereiro aparece antes de quem deve desde abril. Quem não tem nada em aberto vem depois, em ordem de nome.
Atleta com duas pessoas pagando mostra as duas. Acontece quando quem paga a matrícula foi trocado no meio do ano: as mensalidades de antes foram cobradas de uma pessoa, e as de depois, da outra. A linha mostra cada uma com o seu contato, porque a cobrança de março é com quem recebeu a cobrança de março.
Uma linha por pessoa que paga, com o telefone e o e-mail dela, os atletas por quem ela paga, o dinheiro, quantas mensalidades e desde quando. É o agrupamento de quem vai ligar: a mãe de dois atletas é uma ligação só, com o total dos dois.
O atleta que teve duas pessoas pagando ao longo do ano aparece nas duas linhas, cada uma com as mensalidades que foram cobradas dela.
Uma linha por turma, com o nome dela e, ao lado, quantos atletas e quantas mensalidades são: 4 atletas, 6 mensalidades. A turma é a do mês em que a mensalidade foi cobrada, mesmo que o atleta tenha mudado de turma depois. A ordem é a do nome da turma.
Duas marcas aparecem no nome da turma, e as duas evitam a mesma confusão:
Toque em qualquer ponto da linha, e ela abre; toque de novo, e ela fecha. A exceção são os pontos que já fazem outra coisa: o telefone, e o nome do atleta quando a linha já está aberta. Se você estiver selecionando um texto da linha para copiar (o CPF, o telefone), ela também não abre nem fecha.
Aberta, a linha mostra as mensalidades dela, da mais antiga para a mais nova, uma por mês: o mês por extenso, o valor, Vence com a data, o selo da situação e o … com as ações. Agrupando por quem paga, cada mensalidade diz também de qual atleta é; agrupando por turma, de qual atleta é e quem paga.
O valor de cada mensalidade segue a mesma regra dos totais: na paga, o que entrou; nas outras, o que a família paga.
Logo acima da lista, uma linha diz quantos grupos há, na palavra do agrupamento: 112 atletas, 80 pessoas que pagam, 12 turmas. Quando nem todos estão na tela, ela diz quantos estão: 112 atletas · mostrando 50.
A lista traz 50 de cada vez. No fim dela, Mostrar mais traz os próximos e os acrescenta embaixo, sem recarregar a página. Ao lado da contagem, o seletor Por vez deixa escolher 50, 100 ou 200 de cada vez, para quem prefere rolar a tocar.
Por que não vem tudo de uma vez. Um clube com dois anos de cobrança já tem mais de mil mensalidades, e trazer todas a cada filtro deixaria a tela lenta justamente no celular, que é onde ela mais é usada. Os totais do alto, porém, contam sempre tudo o que o filtro alcança, e não só o que está na tela.
No fim da lista, depois do Mostrar mais, pode aparecer um bloco separado, Sem matrícula ativa, com a frase:
Mensalidades de quem está com a matrícula pausada, encerrada, ainda por começar ou sem matrícula. Elas continuam devidas, mas ficam fora do total de cima.
Entra nele quem deve alguma coisa e hoje não está com a matrícula ativa. Cada atleta leva o selo do estado da matrícula:
| Selo | Quem é |
|---|---|
| Pausada | a matrícula está pausada |
| Encerrada | a matrícula foi encerrada |
| Agendada | a matrícula existe, mas só começa numa data futura |
| Sem matrícula | o atleta não tem matrícula |
Por que fica separado. A lista de cima é de quem você cobra todo mês. A dívida de quem saiu, pausou ou ainda não começou é outra conversa (às vezes um acerto de saída, às vezes um resíduo antigo), e somá-la no mesmo total faria o número de cima parecer maior do que a cobrança do mês a mês. Ela continua existindo, continua devida e continua cobrável pelo mesmo …: só não se mistura.
O bloco aparece fechado, com o cabeçalho à vista: quanto está em aberto ali e quantos são, por exemplo R$ 540,00 em aberto · 3 atletas. Toque nele para abrir; dentro, as linhas são iguais às de cima, com o selo da matrícula, 50 por vez e o próprio Mostrar mais. O bloco só aparece quando tem alguém.
Quando a lista de cima fica vazia e o bloco tem gente, a tela diz Ninguém com matrícula ativa neste recorte. e avisa que as mensalidades encontradas estão logo abaixo, em Sem matrícula ativa. Nesse caso o bloco já abre aberto, porque ele é tudo o que o filtro achou.
Com a linha aberta, cada mensalidade tem um … à direita. O que ele oferece muda com a situação, e o que não tem o que fazer não aparece:
| Situação | Itens do menu |
|---|---|
| A vencer, Em atraso, Inadimplente | Copiar link de pagamento, Registrar pagamento e Corrigir ou cancelar no Controle |
| Paga | Ver o pagamento |
| Cancelada | Reabrir no Controle |
| Isenta | não tem …, porque não há o que cobrar nem o que ver |
O mesmo link que o Controle de mensalidades copia: um por mensalidade, que você manda para quem paga. O item vira Link copiado por alguns segundos. O que a família vê ao abrir está em Link de pagamento.
Para o dinheiro que entrou por fora do link: em espécie, por Pix direto na conta do clube, por transferência. A janela é a mesma do Controle de mensalidades, Registrar um pagamento recebido, com os mesmos campos (Quanto foi pago, Quando foi pago e Como foi pago), a mesma regra e os mesmos avisos.
O aviso mais importante aparece antes de você confirmar: se o valor digitado for diferente do devido, a janela diz que a mensalidade será quitada por completo e que a diferença não fica em aberto (pagou a menos) ou não vira crédito (pagou a mais). A explicação inteira, e o que fazer quando o pagamento foi parcial de verdade, está em Registrar um pagamento.
Confirme em Registrar o pagamento. A confirmação diz o valor e de quem: Pagamento de R$ 150,00 de Ana Souza registrado. A linha do atleta, os totais e a contagem se refazem no lugar; o resto da lista, inclusive o que o Mostrar mais já tinha trazido, fica como estava.
A linha pode sumir, e isso é sinal de que deu certo. Com Vencidas escolhida, a mensalidade paga sai da lista, e o atleta que não tinha mais nada vencido sai junto. É por isso que a confirmação nomeia o atleta: sem o nome, você veria a linha desaparecer sem saber se foi a que você queria.
Na mensalidade paga, mostra quando foi pago, o valor devido, o valor pago, a forma e quem registrou. É a mesma janela do Controle de mensalidades, e ela só lê.
Corrigir ou cancelar no Controle e Reabrir no Controle levam você ao Controle de mensalidades, no mês daquela mensalidade, com a turma dela aberta e a linha dela em destaque. Lá o … é o de sempre.
Elas não acontecem aqui porque têm regras do mês e da turma (o valor não passa o da turma, reabrir recalcula pela turma e pelo desconto de hoje), e essas regras moram no Controle. Como a mensalidade a corrigir costuma ser de um mês que já passou, é comum o Controle abrir naquele mês só para consulta, sem o botão de gerar: as ações da linha continuam funcionando. Está tudo em Controle de mensalidades.
Quando a pergunta é sobre uma pessoa (“o que o Pedro deve, e o que ele já pagou?”), o caminho mais curto começa na matrícula dele. Na parte Mensalidade da matrícula existe o botão Ver mensalidades, que aparece quando o atleta já tem pelo menos uma mensalidade.
Ele abre Contas a receber só com as mensalidades daquele atleta, de todos os meses e de todos os períodos de matrícula, com a situação em Todas (para aparecer também o que já foi pago) e a linha dele já aberta. Os totais do alto passam a ser os dele.
Ao lado do Limpar filtros aparece o aviso Só de e o nome do atleta, com um ×. Ele está ali porque esse filtro não tem campo para acender, e sem ele a lista de um atleta pareceria a do clube inteiro. Tocar no × volta a mostrar todos. No topo, o botão de voltar (a seta com a palavra Matrícula) leva de volta para a matrícula dele.
Se a matrícula dele não está ativa, a linha aparece no bloco Sem matrícula ativa, já aberto, e a tela diz Este atleta está sem matrícula ativa.
| O que aparece | O que quer dizer |
|---|---|
| Ninguém está devendo. | na abertura, nenhuma mensalidade do clube está vencida e não paga. Os totais continuam ali, e o Em aberto pode não ser zero (é o que ainda vai vencer) |
| Nenhuma mensalidade neste recorte. | o filtro escolhido não achou nada. O botão Limpar filtros volta para a abertura |
| Ninguém com matrícula ativa neste recorte. | o filtro só achou mensalidades de quem está sem matrícula ativa, e elas estão no bloco logo abaixo |
| Ainda não há mensalidades geradas. | o clube ainda não gerou nenhum mês. O botão Ir para o Controle de mensalidades leva até onde se gera |
| Não foi possível carregar as contas a receber agora. Tente de novo. | falha momentânea de conexão, e não perda de dado. Toque em Tentar de novo |
A tela funciona inteira no celular, numa ordem pensada para o polegar:
Abri a tela e não aparece quem já pagou. Os pagamentos sumiram? Não. A tela abre só com as vencidas, que é quem está devendo agora. Em Situação, escolha Todas para ver também as pagas, as isentas, as canceladas e as que ainda vão vencer.
Escolhi uma situação e os totais do alto não mudaram. Está certo. Os totais contam todas as situações, porque eles já são a divisão por situação (pagos, em aberto, vencido). A situação decide só o que a lista mostra. Os meses, a turma e a busca, esses sim, mudam os totais.
O total desta tela não bate com o que eu somei no Controle de mensalidades. Confira duas coisas. Primeiro, os meses: esta tela junta todos, e o Controle é de um mês só. Segundo, o bloco Sem matrícula ativa: o total do alto deixa de fora quem está pausado, encerrado, agendado ou sem matrícula, e essa dívida tem o total dela no cabeçalho do bloco.
Um atleta inadimplente foi bloqueado de alguma coisa? Não. Inadimplente é só uma informação, a partir do prazo que o clube escolheu na Configuração de cobrança. Ninguém sai do elenco, ninguém perde acesso, e nenhuma matrícula é impedida por causa disso.
Encerrei a matrícula de um atleta e ele continua aparecendo. Se ficou alguma mensalidade em aberto, ela continua devida: encerrar não apaga dívida, a menos que você tenha escolhido cancelar as não pagas na hora. Ele aparece no bloco Sem matrícula ativa, fora do total de cima. Para a dívida deixar de existir, cancele cada mensalidade pelo atalho Corrigir ou cancelar no Controle, com o motivo.
O atleta mudou de turma e as mensalidades antigas aparecem na turma velha. Está certo. A mensalidade fica na turma em que foi cobrada, porque foi pelo preço dela que aquele mês foi calculado. As mensalidades geradas depois da troca aparecem na turma nova.
A turma aparece com um nome que não era o dela naquele mês. A tela mostra sempre o nome de hoje da turma. Se ela foi renomeada, todas as mensalidades dela passam a dizer o nome novo, inclusive as antigas.
Registrei um pagamento e a linha do atleta sumiu. Com Vencidas escolhida, é o esperado: a mensalidade paga deixa de estar vencida, e o atleta sem mais nada vencido sai da lista. A confirmação, no alto, diz de quem foi o pagamento. Para conferir, escolha Todas em Situação.
Toquei em Voltar e a lista recomeçou do início. O endereço da tela guarda os filtros, e não até onde você já tinha ido com o Mostrar mais. Os filtros voltam como estavam; a lista recomeça do começo.
Posso baixar essa lista numa planilha? Não, e é de propósito. A lista tem dados de famílias e fica dentro do sistema, para consulta do clube.
A família pagou pelo link e a mensalidade continua aparecendo como vencida. A tela não se atualiza sozinha. Atualize a página: a baixa pelo link costuma levar segundos. Se continuar, confira com a família se o pagamento foi pelo link ou por fora, e veja Link de pagamento.
Não acho o botão Ver mensalidades na matrícula. Ele só aparece quando o atleta já tem pelo menos uma mensalidade gerada, de qualquer situação. Atleta que nunca foi cobrado não tem o que mostrar.
Este capítulo faz parte do guia do gestor do painel Clubeiros.